Yazı İşleri Müdürlüğü 21 Haziran 2023, 15:39
ERZURUM KARAÇOBAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
GENEL HÜKÜMLER
Amaç
Madde 1: Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2: Bu yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ve müdürlüğün çalışma usulü ile birlikte işleyişini kapsar.
Dayanak
Madde 3: Bu yönetmelik, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4: Bu yönetmelikte geçen;
Belediye Başkanlığı: Karaçoban Belediye Başkanlığı’nı
Meclis: Karaçoban Belediye Meclisi’ni
Encümen: Karaçoban Belediye Encümeni’ni
Başkan: Karaçoban Belediye Başkanı’nı
Başkan Yardımcısı: Karaçoban Belediye Başkan Yardımcısı’nı
Müdür: Yazı İşleri Müdürü’nü
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğü’nü
Memur: Yazı İşleri Memurunu
Teşkilat Ve Bağlılık
Madde 5:
1. Yazı İşleri Müdürlüğü; Müdür’den oluşur.
2. Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na ve yetki vereceği Başkan Yardımcısı’na bağlı olarak görev yapar.
İKİNCİ BÖLÜM
GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR
Müdürlüğün Görevleri
Madde 6: Yazı İşleri Müdürlüğünün görevi; Belediyenin tüm evrak giriş ve çıkışlarını kayıt altına alarak, ilgili birimlere dağıtımını yapmak, Belediye Meclis ve Encümeni’nde alınan kararları karar metni haline getirmek, kesinleşmiş kararların uygulanması için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak
Müdürlük Yetkisi
Madde 7: 5393 sayılı yasaya dayanarak Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısı tarafından kendisine verilen ve bu yönetmelikte sayılan tüm görevleri hazırlamak ve ilgili kanun ve yönetmelikler uyarınca yapmak.
Müdürlüğün Sorumluluğu
Madde 8: Bu yönetmelik uyarınca verilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
MÜDÜRÜN GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUĞU
Madde 9:
1- Yazı İşleri Müdürü görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcısı’ndan gelen talimatlar doğrultusunda, sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar.
2- Müdürlük yönetiminden tam yetkilidir.
3- Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
4- Evrakların havale işlemini yapar, müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derecede imza yetkisine sahiptir.
5- Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlar.
6- Müdürlüğün stratejik plan ve performans programını hazırlar.
7- Müdür, görev ve çalışmalar yönünden Belediye Başkan Yardımcısı’na ve Belediye Başkanı’na karşı sorumludur.
Müdürlüğün Harcama Yetkilisi’dir.
8- Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
9- Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,
10- Genel evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
11- Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gönderilecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içerisinde gönderilmesini sağlamak,
12- Belediyeye gelen ve Belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak,
13- Belediye Meclisi’nin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,
14- Başkan’ın havalesi ile birimlerden gelen önergeler çerçevesinde Meclis gündemini hazırlamak,
15- Gündemin Meclis Üyeleri’ne tebliğ edilmesini sağlamak,
16- Komisyonlara havale edilen önergelerin takip edilmesi, sonuçlanan önergelerin raporlarının yazılması.
17- Belediyemizin üye olduğu birliklerle ilgili iş ve işlemlerin yapılması,
18- Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek,
19- Başkanlık Makamı’nca Belediye Encümeni’ne sevk edilen evrakı kaydetmek ve Encümen gündemini hazırlamak,
20- Belediye Başkanının verdiği görevleri yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Kurum Ve Kuruluşlarla Koordinasyon
Madde 10: Yazı İşleri Müdürlüğü’nün Bakanlık, Valilik ve Kamu Kuruluşları ile yapacağı yazışmalar Şef, Müdür, Belediye Başkan Yardımcısı’nın parafı ve Belediye Başkanı’nın imzası ile; kurumlar, kurum içi ve şahıslar ile yapacağı yazışmalar Şef, Müdür parafı ve Belediye Başkanı’nın yetki verdiği Başkan Yardımcısı’nın imzası ile yürütülür.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER, YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME
ÇEŞİTLİ VE SON HÜKÜMLER
Madde 11:
1. Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda, görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak, yeni görevliye devir teslim yapmaları zorunludur.
2. Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
Yürürlük
Madde 12: Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Kanunun 18/m bendi gereği Karaçoban Belediye Meclisi’nde kabul edildikten sonra 3011 sayılı Kanunun 2. maddesi gereği mahallinde çıkan gazete veya diğer yayın yolları ile ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 13: Bu yönetmelik hükümlerini Karaçoban Belediye Başkanı yürütür.
KARAÇOBAN BELEDİYESİ
EVLENDİRME MEMURLUĞU
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1 : Bu Yönetmeliğin amacı, Evlendirme Memurluğunun kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
Madde 2 : Bu Yönetmelik, Evlendirme Memurluğundaki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
Madde 3 : Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu, ve 4721 Sayılı Medeni Kanun” hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4:- Bu Yönetmelikte geçen:
- a) Belediye : Karaçoban Belediyesini
- b) Başkanlık : Karaçoban Belediye Başkanlığını
- e) Memurluk : Evlendirme Memurluğunu
- f) Memur : Evlendirme Memurunu
- g) Yönetmelik : Evlendirme Memurluğu Görev ve Çalışma Yönetmeliğini İfade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat ve Bağlılık
Teşkilat
Madde 5 : (1) Evlendirme Memurluğunun Teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.
- a) 1 Memur
- Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev ve sorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda, iş ve işlemlerin daha etkin ve verimli yürütülebilmesi için Evlendirme Memurunun talebi Personel Müdürlüğünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “Memur” ve “ İşçi” görevlendirilmesi yapılabilir.
Bağlılık
Madde 6 : Evlendirme Memuru, Belediye Başkanına ve İlçe Nüfus Müdürüne bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği memur veya memurlar eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Müdürlüğün Görevleri
Madde 7 :Evlendirme Memurluğu 4721 Sayılı Medeni Kanununun 134. Maddesi gereğince Başkan veya başkan tarafından görevlendirilen memurlar tarafından çalışmaları yürütülen bir birimdir.
1) Evlenmek isteyen kişilerin başvurularını kabul etmek, evlenme dosyasının hazırlanmasını koordine etmek.
2) Belediye Başkanı adına vekâleten nikâh akdini gerçekleştirmek.
3) Başvuruda bulunan kişilerin künyelerinin aile kütüğüne uygun olup olmadığının ve evlenmelerine engel bir halin bulunup bulunmadığının incelenmesi için gerekli faaliyetlerin yürütülmesini sağlamak.
4) Belirlenen nikâh gününde nikah akdini gerçekleştirmek.
5) Evlenen çiftler için evlenme cüzdanının hazırlanmasını sağlamak
6) Evlenme akdinin ilçe Nüfus Müdürlüğüne bildirilmesi ve aile kütüklerine tescil edilmesini sağlamak.
7) Denetimler esnasında İlçe Nüfus Müdürüne gerekli kolaylığın gösterilmesini ve istenen kütük, dosya ve belgelerin denetime hazır halde bulundurulmasını sağlamak.
9) Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını ilçe dışında kıydırmak isteyen çiftlere izinname hazırlamak.
10) İlgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını sağlamak.
Memurluk Yetkisi
Madde 8 :Evlendirme Memuru, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 4721 Sayılı Medeni Kanunun 134. Maddesi “Evlendirme memuru, belediye bulunan yerlerde Belediye Başkanı veya bu işle görevlendireceği memur” gereğince yürütür.
Memurluğun Sorumluluğu
Madde 9 :Evlendirme Memurluğu, Belediye Başkanı tarafından verilen ve bu Yönetmelikte tarif edilen görevler ve ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Evlendirme Memurlarının Görev, Yetki Ve Sorumluluğu
Madde 10:(1) Memurluğun ilgili iş ve işlemlerinin tam ve zamanında yapılmasını takip eder, büronun temizlik, düzen ve çalışma huzurunu sağlar, memurluğun, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlar.
(2) Çalışma verimini arttırma amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personelin yararlanmasını sağlamak.
(3) Memurlukta çalışmakta olan personel ile disiplin, düzen, eşitlik ve birlik, yardım atmosferinde bir çalışma ortamını sağlayarak devamını temin etmek yönünde gerekli titizlik ve hassasiyeti sağlamakla sorumludur.
(4) Memurlukta yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, Çalışmaları değerlendirmek.
(5) İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.
(6) Memurlar, görev ve çalışmaları bakımından Belediye Başkanı ve başkan yardımcısı ve Nüfus Müdürüne karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
(7) Memurluk personeli görev ve çalışmaları bakımından evlendirme memurlarına karşı sorumludur. Memur tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
8) Evlendirme Memurları yukarıda sayılan görevleri ve 4721 Sayılı Kanuna dayanarak Belediye Başkanı tarafından kendisine verilen yetkiye dayanarak gerçekleştirir.
Evlendirme Memurluğu Personeli Çalışma İlke ve Esasları
Madde 11 – Evlendirme Memurluğunun çalışma ilke ve esasları aşağıdaki gibidir.
- a) Sınıf, etiket ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muamele yapılır.
- b) Görevleri ile ilgili doğrudan doğruya veya dolaylı olarak, ilgili kimselerin hizmet ve ikramlarını kabul edemez ve bunlarla alışverişte bulunamazlar. Bu gibi kimselerden borç para alamayacakları gibi borç para da veremezler.
- c) Tüm personel mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler.
- d) Her türlü evrakı muhafaza ile şahsen sorumlu olan memurlar çeşitli sebepler ile vazifelerinden ayrılması halinde muhafaza altında bulunan çeşitli evrakı kendilerinden sonra gelecek memura devreder.